Su función es dotar a todo tipo de empresas de un plan para hacer frente a desafíos y riesgos derivados de situaciones extraordinarias o de emergencia

Las empresas y organizaciones modernas son vulnerables a las interrupciones que surgen de desastres naturales, pandemias globales, cortes de servicios públicos o incluso ataques cibernéticos; el año 2020 lo ha dejado muy claro.

Por tanto, si algo podemos afirmar sin temor a equivocarnos, es que escenarios así hacen que los desafíos empresariales sean inevitablesEstos desafíos pueden hacer que las empresas experimenten pérdidas financieras, de reputación y regulatorias significativas, y acabar por hundir muchos negocios.

Sin embargo, crear una hoja de ruta para hacer frente a los riesgos y restaurar las operaciones comerciales puede eliminar una buena parte de los riesgos. Un plan de continuidad empresarial (BPC, por sus siglas en inglés) describe cómo debe responder una empresa en caso de problemas inesperados. Contar con uno de ellos hará que sea más fácil mantener operaciones comerciales fluidas, proteger la cadena de suministro, preservar la reputación de la marca, potenciar la confianza del cliente, mitigar los riesgos financieros o mantener una ventaja competitiva.

Sin embargo, hay que tener en cuenta un elemento fundamental: cada negocio es diferente al resto; por lo tanto, cada plan de negocio debe ser original y adaptado a las características propias. Aquí contamos los pasos que hay que dar para desarrollar un plan de continuidad que se adapte a las necesidades de cualquier startup.

1. Establecer un equipo de preparación para situaciones de emergencias

Un plan de continuidad se basa en la capacidad de las partes interesadas para comprender los objetivos comerciales y realizar investigaciones sobre los riesgos potenciales. El objetivo, por tanto, es poder tomar decisiones sólidas y ofrecer soluciones prácticas a estos desafíos. Para lograr esto, la empresa primero debe identificar a los miembros del equipo que serán responsables de la preparación para emergencias.

Idealmente, el equipo a cargo debe estar constituido por líderes multifuncionales y otros miembros que puedan agregar valor al proceso. También es una buena idea asignar un gerente que coordinará las actividades y dirigirá el proyecto en el futuro.

Este equipo tendrá, entre otras, las siguientes responsabilidades:

  • Establecer niveles de alerta y puntos de activación para el BCP

  • Evaluar el impacto de un desastre y asesorar a la alta dirección

  • Definir los criterios de implementación, incluidas las políticas y procedimientos para la seguridad en el lugar de trabajo y la compensación de los empleados.

  • Asegurar la disponibilidad de los suministros necesarios durante una emergencia.

  • Determinar si los socios comerciales clave, incluidos los proveedores, tienen un BCP

  • Desarrollar e implementar planes de capacitación para todo el personal.

  • Actuar de enlace con las autoridades necesarias y agencias gubernamentales según sea necesario

  • Preparar y difundir la información necesaria a todos los empleados.

2. Realizar un análisis de riesgo detallado

El segundo paso consiste en identificar las amenazas que potencialmente pueden afectar a tu startup. En este momento, corresponde que el equipo realice un análisis integral, lo que implica identificar los riesgos y priorizarlos en función de la gravedad y la probabilidad de que ocurran.

Durante esta etapa, hay que tratar de comprender y asimilar cuáles son las implicaciones de estos riesgos desde una perspectiva operativa, financiera y de reputación. Además, es necesario especificar qué riesgos son aceptables, porque causan daños insignificantes, y cuáles requieren acción o respuesta.

Al evaluar los riesgos, hay que estar seguros de no obviar algunas cuestiones fundamentales, tales como la ubicación de la empresa, la infraestructura tecnológica, la cultura de la empresa y los empleados. Todos estos factores determinan el tipo de riesgos que puede enfrentar una startup, así como su impacto.

3. Analizar el impacto de los riesgos potenciales en las funciones empresariales

La fase de análisis del impacto empresarial implica comprender cómo los riesgos identificados alteran los procesos y las funciones empresariales. Aquí, el equipo de continuidad tendrá que valorar cuidadosamente los impactos financieros y operativos de un desastre en los procesos y las áreas funcionales. Además, hay que identificar el momento en el que la interrupción de un proceso o función del negocio daría lugar a los impactos indicados. Al final del análisis, es necesario recopilar información importante, como el objetivo de tiempo de recuperación (RTO) y el objetivo de punto de recuperación (RPO).

4. Desarrollar un plan de respuesta a incidentes para cada servicio esencial

Todas las empresas deben tener un plan de respuesta desarrollado previamente al que acogerse en el momento en que se produzca un incidente perturbador.  Idealmente, esto implicaría delinear las acciones a tomar y asignar responsabilidades de recuperación específicas de todos los miembros del personal. Al preparar este plan, es necesario asegurarse de que sea realista.

De forma general, estos planes pueden contemplar los siguientes elementos como identificar los recursos financieros que puede aprovechar fácilmente durante un desastre, adquirir un seguro comercial para ayudar a gestionar las interrupciones, implementar servicios de respaldo de TI para minimizar el tiempo de inactividad durante las interrupciones o elaborar un comunicado de prensa cuando su empresa se presente en un desastre público en línea que dañará su reputación.

Por ejemplo, una marca online comercializadora de gafas de sol, en su plan debe contemplar una alternativa a los proveedores en caso de que el actual no pueda satisfacer sus necesidades.

5. Comunicar y capacitar a las partes interesadas sobre las estrategias de recuperación

El siguiente paso, imprescindible, es el de la comunicación para difundir esta información a los empleados. Una buena forma de comenzar es organizar sesiones de capacitación departamentales y multifuncionales. Una capacitación suficiente asegurará que todas las partes estén al tanto del plan de preparación para emergencias y respuesta a desastres.

Además de capacitar a los empleados, es necesario documentar toda la información y compartir el plan de continuidad completo con todos los que forman parte de la empresa, ya que debe servir como punto de referencia general en caso de emergencia.

6. Probar, evaluar y mantener el plan de continuidad

Casi con toda seguridad, este es el paso más importante del proceso. Es necesario ser activos, probar, y revisar, el plan para asegurarse de que es confiable. De lo contrario, un BCP no probado podría no ser más que un desperdicio de recursos. Para implementar este paso, es posible trabajar creando o simulando de desastre, y pedir a los miembros del equipo que asuman diferentes roles de respuesta.

Es importante tener en cuenta que la continuidad es un objetivo a largo plazo y una iniciativa continua para su negocio. Por esta razón, es necesario ponerlo a prueba de forma periódica, quizás semestralmente. De esta forma, es posible identificar las debilidades y actualizarlos según sea necesario. La mejora continua es la forma más segura de hacer que el plan de continuidad sea eficaz a largo plazo.

 

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