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Dejar trabajos sin terminar o no tener una organización clara, son algunos de los problemas a los que puede enfrentarse una startup. El método Kanban puede ser una excelente solución.

Las startups viven en un mercado vertiginoso. En él, todo se mueve extremadamente rápido, y aunque puede resultar prometedor, la verdad es que un simple paso en falso puede desbaratar los planes de los emprendedores. He aquí el motivo por el que es muy necesario contar con un método organizativo. Para ello el método Kanban es la solución. 

El nombre de esta metodología no es casual, sino que significa ‘cartel’ o ‘póster’, en clara referencia a que consiste en visualizar los flujos de trabajo de una tarea a través de la utilización de recursos gráficos en una estrategia de mejora constante de procesos.

Método Kanban: organización de trabajo

Existen algunos errores al inicio de una startup que pueden generar problemas graves de forma demasiado frecuente, pero afortunadamente  con el método Kanban se pueden evitar: 

  • Aplazamiento de trabajo: Muchas startups tienen grandes ideas, grandes proyectos, grandes sugerencias, pero no se materializan porque las interrumpen o abandonan al ser consideradas irrealizables.  El método Kanban reduce el aplazamiento porque asigna tiempo a cada tarea para evitar la propagación.
  • Organización de trabajo : Otro gran problema para las startups es que todo el mundo quiere hacer muchas cosas sin centrarse en sus áreas . A veces no hay otra opción, pero es mejor que todos sepan exactamente qué hacer y tengan claro su compromiso.

El origen del método Kanban lo encontramos en la formulación original de David J. Anderson, un ingeniero de Microsoft, como un enfoque de un proceso exponencial y evolutivo para las empresas.

Para hacerlo, tuvo una importante fuente de inspiración en la forma en que trabajaban en la empresa automovilística Toyota. Consistía  en una forma de organizar el caos que envuelve a muchos equipos que necesitan priorizar lo importante y conocer el workflow y el workflow WIP, es decir,  en curso, soportable para ofrecer al cliente un mejor servicio final. Y, para ponerlo en marcha, es imprescindible basarse en una serie de principios. Una buena organización junto a una gran inversión es esencial al montar una startup. 

Los principios de la metodología Kanban

Para beneficiarse del método Kanban y de sus sencillez y escalabilidad, deben tenerse en cuenta una serie de 9 principios básicos, que son los siguientes:

  • Empezar por lo que estás haciendo. No hay una forma concreta de ejecutar el método. Si ya tienes un flujo de trabajo específico, puedes adaptarlo a Kanban. Los cambios no son radicales desde el principio.
  • Seguimiento de cambios evolutivos y exponenciales. Kanban fue desarrollado para evitar fricciones con su flujo de trabajo actual. Los cambios radicales se desalientan por el hecho de que puedes perder la conciencia de lo que estás haciendo. En cambio, se trata de hacer pequeños cambios en lugar de partir de cero.
  • Respeto a los procesos, roles y responsabilidades actuales. Es posible que tu modelo de trabajo actual tenga partes aprovechables. Y una de las principales ventajas de Kanban es que reconoce los beneficios de otros modelos, pero sin olvidar que es muy importante mejorarlos. En cierta forma se trata de hacerlos evolucionar y qué se puede mejorar en cada etapa del desarrollo del producto.
  • Promocionar el liderazgo a todos los niveles. La definición de liderazgo ha cambiado mucho en los últimos años. Kanban incluso empodera a todos y cada uno de los miembros del equipo, sin excepción. No es necesario ser el director ejecutivo para aplicarlo. No es solo necesario escoger al mejor equipo, sino que cada miembro del tiene que mejorar continuamente y tratar de hacerlo mejor y más rápido cada día.
  • Visualizar el flujo de trabajo. Es importante visualizar el flujo de trabajo. Si puedes ver todo lo que está frente a ti, puedes definirlo y, por lo tanto, reducirlo. La forma obvia es utilizar un panel con columnas del proceso. Pero no todos los procesos son iguales, por lo que no todas las columnas tienen que ser  iguales. Define cada proceso con las partes que realmente necesitas para sacarle todo el potencial al método Kanban. Puedes utilizar  post-its, un rotulador o software. Escoge el que más te guste.
  • Limitar el Work in progress (WIP) tanto como sea posible. Es importante ser realistas: no es un mejor trabajador el que empieza más cosas, sino el que acaba en mejor forma. No importa que podamos obtener veinte proyectos a la vez si solo uno sale a tiempo. Calcular cuál es es el WIP tolerable para el equipo con un estándar de calidad. Lo mismo al principio es un solo proyecto, pero con la mejora del proceso y la calidad, es posible que pueda continuar todos los días.
  • Gestionar y calificar el ciclo. Después de completar el primer ciclo Kanban, llega la calificación. Por eso, es necesario preguntarse hacerse preguntas. ¿Va todo bien? ¿Hay algún punto en el que estemos estancados? Ser conscientes de la necesidad de cambiar alguna parte del proceso y hacerlo con agilidad es una buena forma de enfrentar los retos.
  • Las pautas del proceso deben ser explícitas. Todo el mundo tiene que conocer el proceso a la perfección y todo el mundo tiene que entenderlo. Si hay un solo miembro del equipo que no comprende parte del proceso o esa parte es demasiado compleja, hay que esforzarse para que lo comprenda o, incluso, modificarlo para que sea accesible y comprensible para todos..
  • Mejorar la colaboración utilizando modelos y el método científico. Comparte tu modelo Kanban con colegas profesionales, personas de confianza u otros profesionales que no sean tu competencia. Enfrentarlo a otros ojos y opiniones traerá buenos resultados. También se puede medir la calidad objetiva en términos de satisfacción de los clientes. La retroalimentación y la mejora continua son las piedras angulares de Kanban.

Ahora que ya has conocido el metodo Kanban, ¿te atrevés a implantarla en tu startup? Recuerda que una buena organización de trabajo es esencial en todo tipo de empresas. 

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