La contabilidad en una startup, un elemento muy importante que no debes descuidar

Emprendedores de éxito han reconocido que una de las claves de su éxito ha sido llevar una contabilidad minuciosa y detallada desde el principio ya que gracias a estos datos se puede saber qué está fallando o mejorando en el modelo de negocios y qué pasos hay que dar para reducir costes o aumentar los beneficios. Por eso, conocer bien qué es la contabilidad, cómo tratarla y qué nos puede aportar es fundamental.

¿Qué es la contabilidad?

A todos nos suena este término y sabemos que está relacionado con números y dinero. En pocas palabras y de un modo sencillo, podemos decir que la contabilidad es el mantenimiento de registros financieros. Por tanto, implica medir datos financieros, procesar e interpretar esos datos y luego comunicarlos de manera efectiva a las partes interesadas.

La contabilidad es un elemento fundamental en cualquier empresa, ya que no es algo opcional, sino una obligación. De tal forma, manejar la contabilidad de forma efectiva ayuda a los negocios al asegurarse de que cumple con los requisitos esenciales.

Pero ese es solo el punto de partida. Los buenos registros también ayudan a tomar decisiones comerciales más inteligentes. Hasta que no se conozca cómo entran los ingresos y salen los gastos, es difícil utilizar los recursos de manera eficiente. 

¿A quién implica?

En sentido estricto, es evidente que la contabilidad atañe, sobre todo, a los contables. En startups pequeñas o que todavía están dando sus primeros pasos, estos podrían ser profesionales subcontratados o simplemente los fundadores que realizan estas tareas. No obstante, una vez que el equipo es lo suficientemente grande, se puede optar por tener profesionales internos como parte de un equipo financiero más amplio o tener un departamento mixto, en el que el equipo financiero interno trabaja con profesionales externos.

Las partes interesadas clave incluyen:

Gerencia, que necesita registros financieros para construir planes de negocios.
Accionistas, que necesitan saber que su inversión está bien gestionada
Autoridades, que necesitan saber que no se está infringiendo ninguna norma legal.

¿Qué debemos tener en cuenta?

Software adaptado. Una de las opciones más populares, y que es conveniente aplicar es el uso de programas informáticos para realizar las tareas de contabilidad. No obstante, aunque todos tienen muchos elementos en común, siempre existe la posibilidad de utilizar aquellos que se adaptan mejor a nuestro sector. Es evidente que una empresa de restauración no tiene las mismas necesidades que una startup del sector de la educación online. Por tanto, tener claro el modelo de negocio y optar por las herramientas que ofrecen las opciones y los servicios que necesitamos es fundamental para una buena elección. 

Guardar todas las facturas. Todos los costes e inversiones tienen que quedar reflejados y, por supuesto, acompañados de sus respectivos justificantes. Es muy posible que tanto empleados como socios hayan de realizar gastos derivados de sus funciones, muchas veces relacionados con viajes, comidas o gastos de representación. Es imprescindible que estas facturas aparezcan en los libros de contabilidad. Además, utilizar un buen programa de facturación puede ser de mucha ayuda para un seguimiento rápido y fácil de tus facturas, lo que puede significar un buen ahorro de tiempo.

Expansión internacional. En un mundo tan globalizado como el nuestro, es muy normal tener clientes o proveedores de cualquier punto del planeta. En estos casos, es imprescindible revisar y tener en cuenta todos los aspectos legales relacionados con ello, lo que evitará quebraderos de cabeza y alguna que otra desagradable sanción.

Para tomar decisiones estratégicas. Tener un buen control sobre la contabilidad de la empresa es algo estratégico. Uno de los campos en los que puede ser útil es en el del marketing. ¿Cómo? Por ejemplo, puede ayudarnos a escoger a qué segmentos de potenciales clientes dirigir nuestras campañas, optando solo por los más rentables por rango de edad, género o ubicación. Además, el conocimiento de la situación contable es una buena base sobre la que establecer qué partidas debemos recortar y en cuáles podemos aumentar los recursos, todo ello con un objetivo clave: buscar las mejores decisiones y la mayor rentabilidad en función de la situación en la que se encuentre la empresa.

Atraer nuevas inversiones. Cuando una startup requiere de nueva financiación, con independencia de a donde acuda, la contabilidad puede jugar un papel fundamental. Sea un banco o un inversor, la información contable de nuestro proyecto será una de las cosas que quiera conocer para saber si se podrá garantizar el pago de la contraprestación. No tener una buena contabilidad puede ser, en consecuencia, un inconveniente para obtener fondos.

¿Cuándo buscar ayuda?

Como ya hemos señalado antes, si el proyecto todavía no se ha desarrollado demasiado, el equipo inicial, o el propio fundador, puede encargarse de las tareas de contabilidad. No obstante, hay un momento en el que esto ya no es suficiente y es imprescindible contar con profesionales capacitados. Cuando te veas sobrepasado o percibas que el resto del equipo ya no puede realizar el trabajo necesario de esta área, es importante dar el paso. Esto puede ocurrir con alguno de los siguientes escenarios:

• Cuando aumentan las transacciones diarias: si dedicas más tiempo en la contabilidad que a la parte central del negocio.
• Cuando las transacciones comienzan a acumularse: cuando vemos que las facturas o las transacciones se acumulan y no van al ritmo adecuado.
• Existen acreedores o inversores a los que responder: si nos hemos endeudado, ya sea con un préstamo bancario u otras formas de inversión es aún más importante que las finanzas se gestionen correctamente.

Startups que pueden ayudarnos en la gestión de la contabilidad

Para ayudarnos en algunas de estas tareas, en los últimos tiempos han aparecido startups con interesantes propuestas. Una de ellas es Anfix. Su modelo permite a las empresas gestionar los procesos contables en tiempo real, de una forma más eficiente y permitiendo el trabajo totalmente en remoto. Además, al ser una tecnología 100% en la nube, permite eliminar el uso de papel.

Otro ejemplo es la herramienta de contabilidad Declarando. Esta startup fintech ha creado un SaaS (Software-as-a-Service) para automatizar la asesoría fiscal, financiera, laboral y de ventas de los trabajadores por cuenta propia.

Otra, en este caso española, es Holded, a partir del modelo de software en la nube. Se trata  de un ERP para gestionar facturación, contabilidad, proyectos, inventario y recursos humanos desde una sola plataforma.