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A corto plazo, los siguientes pasos en la digitalización del trabajo en equipo son la ‘instalación’ de los flujos de trabajo en la nube y la mayor automatización de los procesos.

El trabajo en equipo se ha transformado con la llegada de los flujos de trabajo digitales.

Hasta los años noventa, las grandes empresas y administraciones se las veían y se las deseaban con los proyectos en los que tenían que participar varios trabajadores de distintos departamentos y en múltiples localizaciones. Podía ser peor: que ni siquiera coincidiesen en la misma zona horaria.

Coordinar el trabajo colectivo, especialmente si los proyectos eran complejos o exigían valoraciones subjetivas, nos obligaba a todos a un pesadísimo tránsito de papeles en el que siempre se perdía alguno, a llamar una y otra vez por teléfono, a consultar las modificaciones importantes con los jefes (a los que también había que llamar) y a que nuestros jefes a veces tuvieran que llamar a los suyos. Normalmente, como lo fundamental del trabajo ya se había acordado con anterioridad, simplemente había que discutir pequeños detalles o imprevistos. ¡Pero cuánto tiempo pueden quitar los pequeños detalles!

Durante la primera década del SXXI y hasta hoy, la práctica universalización del correo electrónico en las empresas, la multiplicación de la velocidad de conexión en internet y los nuevos softwares que permiten gestionar fácilmente los flujos de trabajo dieron un vuelco a la situación. Ya es posible trabajar en línea, eliminar casi totalmente los papeles (es verdad que sigue habiendo demasiados correos innecesarios), acceder colectivamente a grandes bases de datos y reducir las llamadas de teléfono.

Los pequeños detalles se pueden solventar fácilmente, se puede trabajar sobre el mismo documento desde distintas localizaciones (Google Docs) y nuestros compañeros se conectan a cualquier hora. Además, estas nuevas herramientas de gestión avisan de las tareas que quedan por hacer y muestran quién toma las decisiones en cada momento.

A corto plazo, los siguientes pasos son la ‘instalación’ de los flujos de trabajo en la nube y la mayor automatización de los procesos de los flujos (siguen existiendo situaciones tan obvias y repetitivas que no justifican la intervención de un humano). También se popularizará la incorporación de una inteligencia artificial que sea capaz de proponernos mejoras en la gestión de un flujo e incluso que lea nuestros correos electrónicos y nos diga: os habéis intercambiado treinta emails sobre el mismo asunto añadiendo pequeñas modificaciones, ¿no sería más práctico convertirlo en un flujo?