Café con Jaime Llantada: digitalización e IA para revolucionar la administración de fincas

La iniciativa “Café con emprendedores” de la Fundación Innovación Bankinter te acerca a referentes del ecosistema emprendedor español para conocer de primera mano sus trayectorias y aprendizajes.

Nuestro último Café lo hemos tomado con Jaime Llantada, CEO y fundador de Ciudadela, una startup que ha llegado para modernizar la administración de fincas en España con inteligencia artificial, digitalización y una clara orientación al cliente.

En su charla con José Carlos Huerta, nuestro Director del Programa Startups, Jaime comparte cómo una mala experiencia personal se convirtió en la chispa para emprender en un sector olvidado por la innovación.

Ciudadela nació en 2022 y, en solo dos años, ya gestiona más de 1.100 edificios y ofrece servicios a más de 30.000 vecinos en ciudades como Madrid, Barcelona o Zaragoza. Su objetivo: ofrecer un servicio 360º tanto para comunidades como para hogares, mejorando la experiencia del usuario y generando ahorro gracias al uso de datos y tecnología.

Aquí puedes ver el Café con Jaime Llantada:

Café con Jaime Llantada

A continuación, resumimos el café con Jaime Llantada:

De Job&Talent a Ciudadela: el camino del emprendedor

Jaime Llantada siempre tuvo el gusanillo del emprendimiento. Aunque empezó su carrera en banca de inversión en Nueva York y después pasó por auditoría en España, su trayectoria profesional ha estado marcada por un enfoque claro: entender el funcionamiento de las empresas desde dentro y ayudarles a crecer. Esa inquietud lo llevó al mundo del M&A, donde asesoró a compañías en rondas de financiación, procesos de venta o entrada de socios estratégicos.

Pero el verdadero punto de inflexión llegó con su incorporación a Job&Talent, una startup española que ha revolucionado el sector del trabajo temporal y se ha convertido en uno de los pocos unicornios españoles. Allí lideró la estrategia de adquisiciones a nivel global. Desde Latinoamérica hasta Europa y Estados Unidos, participó en más de 25 operaciones internacionales, con más de 1.000 millones de euros en adquisiciones y 500 millones invertidos. Vivió año y medio en Colombia y México, impulsando la expansión en la región, y más tarde se trasladó a EE. UU. para lanzar el mercado americano desde cero.

Esa experiencia le dio una visión privilegiada sobre cómo escalar una empresa tecnológicamente y cómo integrar compañías tradicionales para transformarlas digitalmente. También le permitió comprobar, una y otra vez, que los sectores maduros y poco digitalizados ofrecen grandes oportunidades si se sabe combinar bien tecnología, operaciones y cultura.

Ciudadela nació justo desde ahí: de ver un sector tradicional, como la administración de fincas, con enormes ineficiencias y margen de mejora. Y de querer aplicar todo lo aprendido en Job&Talent para cambiar las reglas del juego.

Una solución tecnológica a un problema de todos

Ciudadela es mucho más que una plataforma de administración de fincas. Es un marketplace de servicios para comunidades que utiliza tecnología propia para optimizar la gestión, reducir costes y ofrecer una experiencia más transparente y eficiente tanto para los vecinos como para los administradores.

Todo empezó con una mala experiencia personal. Jaime compró una casa y se topó con un modelo de gestión anticuado, ineficiente y poco transparente. Ese fue el detonante. Empezó a investigar el sector y se encontró con un panorama claro: más de 16.500 administradores de fincas colegiados en España, muchos de ellos con estructuras pequeñas, operativas obsoletas y una edad media creciente. Un sector muy atomizado, con baja penetración tecnológica y sin un referente claro de innovación.

Ahí vio la oportunidad. Junto a sus socios Javi (ex Job&Talent) y Pablo (experto en software con dilatada experiencia en EE. UU.), se lanzaron a desarrollar una solución desde la perspectiva del usuario final: el vecino. Querían dar visibilidad a las cuentas, acceso a las facturas, repositorios de documentos y, en definitiva, una plataforma que facilitara el día a día de las comunidades.

Pero pronto entendieron que había un reto mayor: ayudar también a los propios administradores. Muchos trabajaban todavía con Excel y papel. Ciudadela empezó a ofrecer herramientas operativas que digitalizan por completo los procesos internos, desde la gestión económica hasta la comunicación con los vecinos. Una solución pensada para escalar y profesionalizar un sector que lo estaba pidiendo a gritos.

Y lo más potente: gracias al análisis de datos y la centralización de compras, Ciudadela puede negociar con proveedores de forma colectiva y generar ahorros reales para las comunidades. Tecnología al servicio de la eficiencia.

¿Qué hace diferente a Ciudadela?

Ciudadela no es solo digitalización. Es una nueva forma de entender la administración de fincas. Frente a un modelo tradicional, basado en estructuras rígidas y procesos manuales, Ciudadela propone una solución integral que combina tecnología, escalabilidad y orientación total al usuario.

Uno de sus principales diferenciales es su enfoque 360º: no se limitan a gestionar comunidades, sino que avanzan hacia una plataforma de servicios para el hogar. La comunidad es solo la puerta de entrada. A partir de ahí, Ciudadela busca ofrecer valor tanto a nivel colectivo (como comunidad de vecinos) como individual (como hogar). La visión es clara: convertirse en un proveedor de confianza que cubra todas las necesidades del día a día del ciudadano.

Otro punto clave es su tecnología propia, desarrollada desde cero por su equipo fundador, con una mentalidad producto-cliente desde el inicio. La plataforma, además de digitalizar la contabilidad o los avisos, habilita funcionalidades muy valoradas por los usuarios: visibilidad total de las cuentas, acceso inmediato a facturas y movimientos, repositorios de documentos, y un sistema de comunicación directo entre vecinos y administradores. Todo esto contribuye a algo fundamental: transparencia y confianza.

Además, Ciudadela está ayudando a modernizar el propio sector. Muchos administradores externos ya usan su software como herramienta operativa para mejorar la eficiencia de sus despachos. Esto no solo eleva el estándar del servicio, sino que permite escalar un modelo colaborativo que beneficia a toda la industria.

Y, por último, el uso inteligente de los datos. Al centralizar información sobre gastos comunes, Ciudadela puede negociar con proveedores en nombre de múltiples comunidades, consiguiendo mejores condiciones y generando ahorros tangibles. Aquí es donde entra en juego su experiencia en operaciones y adquisiciones: aplicar lógicas de economía de escala y eficiencia operativa a un sector que nunca había operado así.

Ciudadela es, en resumen, tecnología + visión + ejecución. Y eso, en un sector tradicional, marca la diferencia.

Ciudadela no solo crece: cambia las reglas del juego

Desde su lanzamiento en 2022, Ciudadela ha crecido a un ritmo vertiginoso. En apenas dos años, ya gestiona más de 1.100 edificios en ciudades como Madrid, Barcelona y Zaragoza, y presta servicio a más de 30.000 vecinos. Pero más allá de las cifras, lo relevante es cómo está redefiniendo el estándar de calidad y eficiencia en un sector que llevaba décadas sin transformaciones profundas.

La clave de este crecimiento no está solo en su tecnología o en la experiencia de sus fundadores. Está en su modelo híbrido: Ciudadela combina la gestión directa de comunidades con la colaboración con otros administradores, a quienes provee herramientas y soporte operativo. Esto le permite escalar sin perder el control sobre la calidad del servicio, mientras profesionaliza al conjunto del sector.

Además, su propuesta de valor se adapta a una necesidad real del mercado. Por un lado, los propietarios y vecinos exigen más transparencia, comunicación y agilidad. Por otro, muchos despachos de administración de fincas —con una edad media alta y sin relevo generacional claro— necesitan modernizar su operativa o incluso buscar una vía de continuidad o venta. Ciudadela les ofrece ambas cosas.

Con este enfoque, están construyendo un ecosistema sostenible y escalable, donde la tecnología no sustituye al profesional humano, sino que lo potencia. Donde la innovación no es solo una capa digital, sino una transformación profunda del modelo de negocio.

Y esto es solo el principio. Ciudadela ya ha demostrado que un sector tan poco “sexy” como la administración de fincas puede ser terreno fértil para la innovación. Con una visión clara, tecnología útil y foco en el usuario, está cambiando las reglas del juego.

Inteligencia artificial con nombre y voz propia

Una de las innovaciones más llamativas de Ciudadela es “Estrella López”: la inteligencia artificial que han desarrollado para gestionar siniestros con aseguradoras. Sí, tiene nombre propio, correo electrónico y hasta respira al hablar. Literal.

Estrella es un agente conversacional de IA completamente integrado en el CRM de Ciudadela. Su función es muy clara: encargarse de una de las tareas más frustrantes para cualquier administrador de fincas —las llamadas interminables con aseguradoras— y hacerlo de forma automatizada, precisa y constante.

Esta IA es capaz de:

• escuchar y esperar pacientemente las locuciones automáticas,
• conversar con humanos del otro lado de la línea,
• tener acceso a todos los datos del siniestro y de la póliza,
• y actualizar en tiempo real el estado de cada incidencia.

Como explica Jaime, lo que empezó siendo “un robot” que se notaba a la legua, ahora es tan fluido que cuesta distinguir si es humano o no. Incluso hace pausas y respira entre frases, un detalle que, según nos cuenta José Carlos, comprobó en un reciente evento de Google sobre agentes de IA avanzados​.

Más allá de la eficiencia operativa que supone, el verdadero valor está en la experiencia del usuario: los vecinos reciben actualizaciones diarias sobre el estado de sus siniestros sin tener que hacer ninguna gestión adicional. Y mientras tanto, los administradores liberan tiempo y energía para centrarse en tareas de mayor valor.

Consejos desde la trinchera: lo que Jaime Llantada diría a quien quiere emprender

Jaime es claro: no se considera un gurú ni un experto en emprendimiento. «Soy emprendedor de primera vez», dice con humildad. Pero precisamente por estar viviendo ese proceso en tiempo real, sus consejos son auténticos, prácticos y sin filtros.

Para los más jóvenes, su primera recomendación es que se den una vuelta por el mundo corporativo antes de lanzarse a emprender. No como un paso obligatorio, sino como una forma de entender cómo funciona la realidad de las empresas por dentro, qué procesos existen, cómo se toman decisiones, qué barreras hay. Esa perspectiva, dice, ayuda a construir proyectos más sólidos.

Y para cualquier emprendedor, independientemente de la etapa, destaca tres cosas:

• Resiliencia. El plan de negocio puede ser brillante, pero el mercado te pone en tu sitio. Hay que saber aguantar, ajustar y seguir. “Los business plan están muy bien, pero la realidad es otra”, dice.
• Escucha activa al cliente. No se trata de imponer tu visión, sino de adaptar lo que haces a lo que realmente necesitan los usuarios. Escuchar y entender es clave para evolucionar el producto o servicio.
• Humildad. Especialmente cuando entras en sectores tradicionales. Ciudadela no pretende reinventar la rueda, sino hacer que la rueda gire más rápido. Para eso, hay que respetar lo que ya existe y aportar valor sin prepotencia.

Porque sí, todos queremos que las cosas vayan más rápido. Pero el emprendimiento, como la vida, lleva su ritmo. Y hay que saber pedalear con constancia y cabeza.

Mirando hacia el futuro: lecciones aprendidas y ambición internacional

Antes de cerrar este Café con Emprendedores, Jaime comparte una reflexión clave sobre el proceso de construir tecnología útil: el mayor reto no fue ni la financiación, ni la parte legal, ni el desarrollo técnico… fue entender de verdad el mercado.

Al principio, Ciudadela tenía ideas preconcebidas sobre lo que necesitaban los vecinos y los administradores. Pero el feedback del cliente les obligó a reajustar. Algunas funcionalidades que parecían útiles en teoría, como notificar cada paso de una incidencia, generaban rechazo en la práctica. Lo importante no era informar de todo, sino resolver con eficacia. Ese aprendizaje fue clave para evolucionar del primer MVP a un producto escalable y robusto.

¿Y qué espera Jaime para los próximos cinco años? Convertirse en el referente tecnológico de la administración de fincas en España. Ciudadela quiere liderar tanto desde su modelo directo como a través del software que ofrecen a otros administradores tradicionales. Y a medio plazo, dar el salto internacional. Países como Francia ya cuentan con grandes players, pero aún operan con modelos más tradicionales. Ciudadela aspira a ser ese actor que, con tecnología propia, exporte una nueva manera de gestionar comunidades en Europa y más allá.

La visión es ambiciosa, pero está construida sobre algo muy sólido: experiencia, validación de mercado, producto en evolución constante y una comunidad cada vez más grande que ya ha empezado a notar la diferencia.

Lo que todos querían saber: las preguntas del público

Durante el encuentro, los asistentes plantearon preguntas clave que tocaron tanto los aspectos tecnológicos como operativos del modelo de Ciudadela. Aquí va un resumen de los temas más relevantes:

¿La innovación fomenta la transparencia en un sector tan opaco como la administración de fincas?
Para Jaime, es uno de los pilares fundacionales de Ciudadela. Cree que compartir más información no solo no genera más carga, sino que mejora la gestión, genera confianza y permite que los vecinos participen más activamente. En su plataforma, incluso se pueden consultar en tiempo real los movimientos bancarios de la comunidad (salvo aquellos con carácter confidencial).

¿Existe outsourcing de la administración de fincas desde otros países?
Aunque sí hay procesos externalizados (como contabilidad o atención telefónica), no hay modelos globales consolidados con operaciones desde el extranjero. Algunas tareas pueden estar subcontratadas a terceros que operan desde fuera de España, pero no es una práctica estructurada ni común.

¿Qué datos personales maneja la inteligencia artificial de Ciudadela?
Solo los necesarios para la gestión: nombre, apellidos, correo, teléfono, coeficiente de participación y verificación de propiedad. Datos básicos para convocatorias, comunicación y operativa interna.

¿Pueden los propietarios interactuar con la plataforma?
Sí. Ciudadela ofrece un CRM con diferentes vistas para vecinos, administradores y proveedores. Los propietarios pueden consultar documentación, movimientos y estado de incidencias en tiempo real.

¿Cómo se financiaron en los inicios?
Empezaron con recursos propios de los fundadores. Compraron su primer despacho con pagos diferidos, lo que les permitió demostrar rentabilidad y acceder a financiación bancaria. Luego levantaron una nota convertible de un millón de euros y más adelante combinaron deuda y equity para seguir creciendo.

¿Operan en Andalucía o en zonas rurales?
Sí, dan servicio a nivel nacional, incluso en municipios donde no tienen oficinas físicas. Ya operan en lugares como Sevilla, La Coruña, Valladolid, Palma o Gran Canaria, y también en zonas rurales.

¿Cómo mejoran la atención humana, uno de los grandes fallos del modelo tradicional?
Según Jaime, la saturación de los administradores viene de una operativa ineficiente: trabajar con Excel, apuntar incidencias en post-its… Ciudadela les descarga completamente de esas tareas. Se encargan de las llamadas, incidencias, siniestros y contabilidad, permitiendo al administrador centrarse en lo importante: estar presente, identificar problemas y dar un mejor servicio a las comunidades.

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