De Asturias al mundo: la historia de OkTicket y la visión de Iván Rodríguez

La iniciativa “Café con emprendedores” de la Fundación Innovación Bankinter te acerca a referentes del ecosistema emprendedor español para conocer de primera mano sus trayectorias, aprendizajes y visión sobre el futuro.

Nuestro último Café lo hemos tomado con Iván Rodríguez, CEO y fundador de OkTicket, una startup que ha revolucionado la gestión de los tickets de gasto, transformando un proceso tedioso en una solución inteligente y eficiente.

En su conversación con José Carlos Huerta, nuestro Director del Programa Startups, Iván comparte su trayectoria personal, los retos y aprendizajes a los que se ha enfrentado y su visión sobre cómo innovar en un sector tan competitivo. Un viaje por la historia de un emprendedor que decidió salir de su zona de confort para construir algo nuevo, con foco, honestidad y mucha determinación.

Aquí puedes ver el Café con Iván Rodríquez:

Café con Iván Rodríguez

A continuación, resumimos el café con Iván:

Los comienzos

Iván Rodríguez es hijo de informático, una segunda generación que ha vivido la tecnología desde que tiene memoria. Su padre fundó una pequeña empresa tecnológica en Asturias hace más de 50 años, cuando las tarjetas perforadas eran lo último en innovación. Iván se formó como técnico informático y durante un tiempo combinó su trabajo en la empresa familiar con los estudios universitarios.

Aunque disfrutaba programando, pronto descubrió que lo que realmente le apasionaba era la relación con los clientes y el proceso de venta consultiva, esa venta que, como él mismo dice, “te permite dormir tranquilo por la noche”. En la empresa de su padre, Iván terminó asumiendo el rol de director comercial, donde pasó años vendiendo tecnología y escuchando a los clientes para entender sus necesidades reales.

Sin embargo, llegó un punto en 2016 en que Iván sintió que sus inquietudes y su deseo de hacer algo más grande y escalable no encajaban con la filosofía de continuidad y estabilidad de la empresa familiar. Fue entonces cuando decidió dar el salto y “quemar las naves”, dejando la seguridad de lo conocido para emprender por su cuenta. Así nació la semilla de lo que sería OkTicket, un proyecto que, como él mismo reconoce, escogió y por el que no se arrepiente de haber dejado atrás la tranquilidad del negocio familiar.

Qué hace OkTicket

OkTicket es una herramienta de digitalización de gastos de viaje profesionales. Su propuesta de valor es sencilla y directa: cuando las empresas tienen empleados que se desplazan, estos pueden sacar una simple foto de un ticket o factura y la aplicación extrae toda la información relevante. Iván explica que hoy ya no se trata solo de leer el ticket, sino de interpretarlo: la tecnología de OkTicket puede reconocer un ticket japonés, traducirlo automáticamente al idioma de la empresa y detectar inconsistencias (por ejemplo, cuando en el ticket figura tabaco y el usuario intenta pasarlo como gasto de comida).

Este proceso automatiza la aplicación de las normas de control de gestión de cada empresa, integrándose con los sistemas ERP, recursos humanos, herramientas de Business Intelligence y hasta con las tarjetas de pago que utilizan los empleados. Además, OkTicket no se limita a ser un complemento: su visión es conectarse con todo lo que sea técnica y políticamente integrable, convirtiéndose en una pieza embebida en el core del negocio.

Iván destaca que, para ellos, el reto está en equilibrar la satisfacción de todos los usuarios: desde el viajero que dedica horas a la liquidación de gastos hasta el back office, pasando por el director financiero y el controller. Con su tecnología, OkTicket simplifica y automatiza todo el proceso, eliminando fricciones y ahorrando tiempo a cada uno de los actores implicados.

Cómo surge OkTicket

La semilla de OkTicket surgió en 2016, mientras Iván todavía trabajaba en la empresa familiar. Había creado un intraemprendimiento: una aplicación de movilidad para técnicos de mantenimiento. Durante un proceso comercial, un cliente le pidió poder adjuntar los tickets de gasto a las órdenes de trabajo. Aquella conversación le dejó claro que había un espacio para un producto diferente: “Yo no creo en los patos, un pato camina, nada y vuela, pero no hace bien ninguna de las tres cosas”, explica Iván, convencido de la importancia de la especialización.

Ese fue el punto de partida. Decidió dejar la empresa familiar y, en 2017, se alquiló una “oficina cutre” para pensar en su siguiente paso. No tenía un proyecto claro, solo la certeza de que quería construir algo innovador. Entonces recuperó aquella idea y analizó el mercado, encontrando un espacio con poca innovación y mucho potencial. Reconoce que hubo también un punto de “osadía o ignorancia”, porque lo que parecía a simple vista un formulario con una foto adjunta era en realidad un problema muy complejo y profundo.

En ese momento clave se unió a él Eduardo, actual CTO de OkTicket. Juntos comenzaron a darle forma al producto, convencidos de que se podía hacer algo mucho mejor que las soluciones que había entonces en el mercado. Hoy, con un equipo de 70 personas y un producto en continua evolución, Iván recuerda aquellos inicios como un punto de inflexión. “Esto no se acaba nunca; cuando crees que ya está, ya ha quedado obsoleto”, reflexiona. Así nació OkTicket: de una mezcla de foco, curiosidad y el deseo de hacer las cosas bien.

Impulso emprendedor

Iván reflexiona sobre la dureza del inicio y cómo la falta de una red de seguridad fue clave para que OkTicket avanzara con determinación. Coincide con lo que otros emprendedores, como Juanjo Mestre, han compartido: que al principio todos piensan que es más fácil de lo que realmente es. La diferencia, señala Iván, es que cuando no tienes la seguridad de poder volver a un trabajo anterior, te obliga a sacar lo mejor de ti.

“La necesidad agudiza el ingenio”, explica, pero sobre todo el gran motor es el foco. Iván critica que muchos proyectos se pierden porque los emprendedores empiezan haciendo producto pero luego se ven tentados a meter servicios, perdiendo energía y visión. Él lo vivió de forma directa durante la pandemia: de repente su mercado desapareció porque nadie viajaba, y todo apuntaba a que la gente no volvería a viajar igual. Sin embargo, lejos de dispersarse ofreciendo servicios fuera de su foco, Iván y su equipo decidieron concentrarse más que nunca en su propuesta y en adaptarse a la nueva realidad.

Esa presión de no tener un plan B y de no poder permitirse el lujo de fallar es lo que, para Iván, marca la diferencia entre los proyectos que avanzan y los que se quedan en el camino. Su experiencia demuestra que el impulso emprendedor no nace solo de la pasión, sino de la capacidad de mantener el rumbo y no diluirse cuando el mercado cambia.

Ventaja competitiva de OkTicket

Iván reconoce que competir en el mercado de gestión de gastos no es tarea fácil: OkTicket se mide con gigantes como SAP Concur, adquirido por SAP por varios miles de millones, y con unicornios que han levantado más de 400-500 millones de euros. Frente a estos pesos pesados, OkTicket solo ha levantado 2 millones de euros, pero su fuerza reside en el producto y la forma en que se adapta a las necesidades reales del cliente.

Lo que les hace distintos es un OCR propio que permite automatizar al 100% y una capa de abstracción que permite personalizar las políticas de gasto más allá de la simple parametrización. “Tenemos un único producto para todos los clientes, pero con la flexibilidad para adaptarse a lo que cada uno necesita”, explica Iván. Además, la empresa se ha centrado en crear integraciones bidireccionales avanzadas que no son meros ficheros exportados, sino conexiones evolutivas y dinámicas que permiten a los clientes extraer el máximo valor de la herramienta.

Iván también destaca un aspecto humano y de confianza: entiende el riesgo que asume un director financiero o un responsable de compras cuando decide contratar a una startup como OkTicket en lugar de a un gran proveedor internacional. “Cuando apuestas por una empresa pequeña, si algo va mal, la culpa es más fácil de achacar a esa decisión”, explica. Por eso, en OkTicket son muy cuidadosos y no tienen miedo a decir “no” a proyectos que no ven claros. Para Iván, esta honestidad y la tranquilidad de poder dormir por las noches son parte esencial de su cultura de ventas.

Su ratio de éxito en las ofertas es superior al 50%, algo que solo se consigue cuando la tecnología y el equipo de ventas van de la mano y son capaces de transmitir claramente ese valor añadido.

Evolución del proyecto y momentos clave en OkTicket

Desde su creación, OkTicket ha tenido que evolucionar constantemente para mantenerse relevante en un sector en continua transformación. Iván Rodríguez explica que, aunque siempre han mantenido el foco claro en el problema que querían resolver, la empresa ha cambiado mucho respecto a su visión inicial. Empezaron como una aplicación de gastos conectada con la contabilidad, pero con el tiempo fueron ampliando su propuesta.

Hoy, OkTicket es mucho más que una app para subir tickets: es un ecosistema que también conecta con tarjetas de pago, permitiendo que, por ejemplo, cuando un usuario paga con la tarjeta, reciba la notificación de gasto en la aplicación, adjunte el ticket y todo quede conciliado en tiempo real. Además, la herramienta se ha convertido en un agregador de gastos: ahora, si un cliente utiliza plataformas como Cabify, el gasto se integra automáticamente sin necesidad de sacar una foto.

Este crecimiento no ha estado exento de desafíos. Uno de los momentos clave, recuerda Iván, fue cuando surgieron en el mercado soluciones financieras de tarjetas vinculadas a software de gestión de gastos. Al principio, intentaron hablar con la banca tradicional para ir juntos al mercado, pero no lograron cerrar acuerdos. Ante esto, tuvieron que redefinir su estrategia y apostar por integrar todo el ecosistema de gastos que necesita un cliente para no depender de nadie y ofrecer un valor añadido superior. “Queremos que, cuando venga un competidor con un 5% de descuento, el cliente se quede con nosotros porque ya no es solo un software de gastos: es toda una solución que le da tranquilidad”, resume Iván.

Otro momento clave fue la pandemia. Cuando los viajes se pararon, el negocio de OkTicket se tambaleó. Sin embargo, su equipo, liderado por Susana Lago en la parte comercial, supo adaptarse y mantener la calma. Gracias a su cultura de foco y la decisión de no dispersarse ofreciendo servicios que los alejaran de su core, OkTicket no solo resistió, sino que creció un 50% en ese periodo.

Hoy, con un equipo de 70 personas y clientes cada vez más grandes, Iván tiene claro que el crecimiento de OkTicket se basa en tres claves: mantener el foco, evolucionar el producto escuchando al mercado y rodearse de un equipo que comparte esa visión.

Internacionalización

La expansión internacional ha sido, en palabras de Iván, el mayor reto al que se ha enfrentado OkTicket. Él mismo reconoce que cometió muchos errores al inicio: “Yo no soy de los que dicen ‘aprendo de mis errores’, prefiero aprender de los de otros, pero en la parte internacional… he aprendido a golpes”. Su experiencia profesional en la venta de productos tecnológicos le ayudó mucho en España, pero en la parte internacional confiesa que tuvo que aprender desde cero.

Uno de los principales errores, admite, fue escoger Francia como el primer país para expandirse. Francia, cuenta, es un mercado complicado para el SaaS B2B español y mucho más aún si no tienes un equipo local nativo potente y recursos suficientes. Después de esa experiencia, decidieron cambiar la estrategia. Portugal se convirtió en un mercado más accesible y donde han hecho avances, aunque sigue siendo pequeño. Sin embargo, la gran apuesta está en México.

Iván explica que México valora mucho a los productos españoles y la forma de venderlos. Pero también reconoce que vender en México no es fácil: “Allí hasta el más humilde tiene una habilidad de negociación tremenda. Son gente muy hábil, cualquiera te negocia al máximo nivel y luego además, cuando vas a empresas medianas o grandes —que es donde nosotros nos hemos focalizado— el ciclo de venta es largo, porque son compradores muy sofisticados”. Lo compara con un “máster de ventas”, porque aunque México es un país que le encanta y le motiva, también es un reto diario para pulir las habilidades de negociación y adaptarse a la cultura empresarial local.

Para Iván, el secreto está en la humildad y el respeto, y en entender que no puedes competir solo con el producto: debes competir con el nivel de exigencia que esas empresas tienen, que muchas veces se parece más al mercado estadounidense que al español. Aun así, su equipo en México ya está en marcha y empiezan a ver “brotes verdes”, aunque, como él mismo dice, “esto es un parto” y hay que tener paciencia y mucha determinación para consolidarse.

Navegando por el mundo fintech

Iván comparte su visión sobre cómo OkTicket ha tenido que adaptarse al auge de las fintech que ofrecen soluciones combinadas de tarjetas y software de gastos de viaje. Confiesa que en su momento no tuvo la habilidad de acercarse a los bancos para proponerles alianzas estratégicas: “No conseguí que me escucharan cuando fui a decirles que unamos fuerzas y conectemos tus tarjetas”. Ante ese bloqueo, Iván y su equipo buscaron un proveedor de “banking as a service” para poder emitir tarjetas ellos mismos y competir de tú a tú con estos nuevos actores.

Hoy reconoce que la situación ha cambiado: “Hace un año y pico estoy viendo un cambio. Creo que los bancos establecidos tienen el tremendo reto por delante del intrusismo que está habiendo de otros sectores como el tecnológico”. Menciona cómo Apple ya intentó emitir tarjetas con JP Morgan en Estados Unidos, o cómo empresas como Revolut están entrando con fuerza en el mercado B2B. Además, destaca a los grandes players del sector Fintech en la gestión de gastos: Pleo, Qonto y Payhawk, que han levantado cientos de millones de euros y utilizan la gestión de gastos como capa de valor añadido para ofrecer productos financieros más completos.

Para Iván, esta competencia no es solo un reto, sino una oportunidad para OkTicket de diferenciarse. Hoy colaboran con MoneytoPay, una fintech que les permite emitir tarjetas y seguir siendo competitivos. Sin embargo, sabe que es una carrera de fondo y que la clave está en no limitarse a competir solo en precio, sino aportar un valor añadido real que fidelice al cliente y le haga elegirlos a largo plazo.

Innovación y tecnología

Iván destaca que OkTicket nació ya con inteligencia artificial como parte central de su producto. Sin embargo, no se han quedado ahí: han evolucionado hacia lo que él llama “agentes como servicio”, aprovechando las posibilidades que ofrecen los modelos de multi LLM sin casarse con ninguno en concreto. Su filosofía es clara: “Esto va a ir cambiando quién es el mejor y cuál es el que cobra más, cuál es el que cobra menos. Y nosotros lo aplicamos, no solo en la parte de reconocimiento, sino que vamos más allá”.

Un ejemplo concreto de cómo están usando la IA en OkTicket es la capacidad de añadir un campo nuevo -por ejemplo, “litros”- y con un simple prompt decirle a su sistema que busque en los tickets de gasolina los litros consumidos y genere alertas si superan un umbral. Esto, que hace solo un par de años era impensable, es ahora parte natural de su producto gracias a la IA.

Iván es muy claro en su visión: “La tecnología y la inteligencia artificial están haciendo que el que no mueva el trasero le van a pasar por la derecha, por la izquierda, por arriba y por abajo”. A pesar de los recursos limitados con los que cuenta OkTicket, el ingenio y la determinación de su equipo les han permitido mantener el ritmo de innovación y ofrecer soluciones que todavía muchos de sus competidores no son capaces de igualar.

Además, Iván reflexiona sobre cómo la barrera tecnológica para crear software ha bajado drásticamente gracias a la IA, lo que significa que ahora el verdadero diferencial no está en la tecnología pura, sino en la capacidad de crear una máquina de ventas y un canal de distribución sólido: “El camino para que alguien haga un producto como el nuestro es más corto que nunca, pero el reto ahora es saber venderlo y hacerlo llegar”. Por eso, en OkTicket han puesto el foco en optimizar procesos internos y aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas, pero siempre manteniendo su esencia: no despedir a la gente a la primera de cambio y mantener un equipo comprometido que haga de la innovación su motor diario.

OkTicket en 5 años

Cuando se le pregunta por la visión a cinco años vista, Iván lo tiene claro: la gran disrupción que viene no es solo la inteligencia artificial, sino la combinación de IA, robótica avanzada y computación cuántica. Cree que en ese horizonte de tiempo se va a redefinir el papel del ser humano en cualquier proceso, desde los trabajos manuales hasta los de oficina. “Va a haber una disrupción en todos los procesos, lo que ahora está pasando con los white collars -la gente de oficina- va a pasar también con los blue collars -los trabajadores de campo”, apoya José Carlos.

Iván destaca que el reto para empresas como OkTicket no es solo seguir innovando tecnológicamente, sino también evolucionar como organización para seguir siendo atractiva para su equipo y útil para sus clientes: “Yo solo quiero que OkTicket siga siendo un sitio donde la gente quiera trabajar y donde los clientes estén contentos”, resume.

Sabe que la incertidumbre será la constante y que habrá que adaptarse a un mundo donde la IA y la automatización van a eliminar muchas tareas. Para Iván, la clave será no dejar de aprender y entender cuál sigue siendo el diferencial humano frente a las máquinas: “Ser la mejor versión de nosotros mismos, eso es lo único que no va a cambiar”, concluye.

Consejo a emprendedores

Cuando se le pregunta qué consejo daría a los emprendedores que están empezando, Iván lo tiene claro: lo más importante es la velocidad de ejecución y la velocidad de decisión. “Yo hay dos cosas que creo que entreno: una es no decidir por miedo. El miedo en los negocios no es lo que mueve mis decisiones”, explica. Aunque reconoce que hay miedos legítimos en la vida -como los relacionados con la familia-, en los negocios los relativiza: “Tengo totalmente asimilado que mañana puedo salir de aquí con los bolsos vacíos o incluso debiendo dinero. Con lo cual, en los negocios, el miedo… lo relativizo mucho”.

La otra clave es la velocidad: Iván destaca que pasar de trabajar en una empresa tradicional, donde hay tiempo para decidir, a una startup que quema caja y donde cada decisión puede ser crítica, obliga a tomar decisiones rápidas. “No tienes tantas balas cuando quemas caja y no sabes si esa decisión depende el llegar o no llegar al siguiente mes con caja suficiente”, resume.

Por eso, su consejo a los futuros emprendedores es sencillo y directo: entrenar esa velocidad de decisión y no dejarse paralizar por el miedo. Y, si se aprende de los errores, mejor que sean los de otros, porque en el mundo real aprender de los tuyos sale caro.

Q&A: preguntas y respuestas

La sesión finalizó con un bloque de preguntas del público que permitió a Iván desgranar aún más las claves del proyecto y su visión emprendedora. Iván explica que tecnológicamente OkTicket ya está preparado para operar en cualquier lugar del mundo, gracias a su enfoque multidivisa, multidioma y a un OCR capaz de leer tickets de cualquier país. Sin embargo, reconoce que el verdadero reto está en la regulación local, que varía mucho: en Francia es un proceso sencillo, mientras que en España hay homologaciones que llevan tiempo y esfuerzo. En México, los tickets no tienen validez contable y necesitan facturas oficiales, por lo que han desarrollado un sistema automatizado para obtener esas facturas de proveedores -un producto que lanzarán en junio- y, además, un módulo que indica la deducibilidad fiscal de cada gasto. Todo esto demuestra que han creado un producto lo bastante flexible para adaptarse rápidamente a la normativa de cada país.

Sobre el equipo, Iván explica que la tecnología está 100% internalizada, aunque puntualmente colaboran con perfiles externos para tareas muy específicas. Valora que esta decisión les permite mantener el control y la calidad técnica.

Cuando le preguntaron por la financiación, Iván reconoce que no es un experto en levantar capital. Explica que, al principio, OkTicket no salía “en la foto” para los inversores, pero con esfuerzo, consiguieron atraer a socios de confianza como Angels (fondo de Juan Roig) y Zamit Capital de GVC Gaesco. En este punto, José Carlos recomienda a quienes busquen financiación que consulten el Observatorio de Startups de la Fundación Innovación Bankinter, donde encontrarán datos valiosos sobre los fondos más activos, sectores e incluso tamaños de ronda.

Iván también comparte que los tiempos de integración de OkTicket con los clientes dependen mucho del tamaño y de las necesidades: desde dos horas en empresas pequeñas hasta un año para corporaciones de decenas de miles de empleados. Sin embargo, para la mayoría de las pymes, la implementación completa se logra en apenas dos semanas, gracias a su sistema pensado para minimizar la intervención del cliente y facilitar la transición.

Sobre los costes de almacenamiento, Iván deja claro que no repercuten ese gasto a los clientes y que, gracias a su filosofía de optimización y a la nube de AWS, los costes de almacenamiento son despreciables en la estructura de la compañía. Recuerda cómo, en los inicios, él mismo tenía la llave de los servidores y no ampliaba recursos hasta que los programadores le rogaban más memoria. Esa mentalidad de cuidar los costes les sigue guiando hoy.

Un participante destaca lo rápido y profesional que fue el despliegue de OkTicket cuando lo implantaron en su empresa, algo que Iván valora especialmente, porque confirma que la confianza y el boca a boca siguen siendo su mejor motor de crecimiento. Como explica Iván, la tasa de abandono de clientes es muy baja y la mayoría no solo se quedan, sino que crecen con ellos, ampliando funcionalidades y confiando en OkTicket para más cosas.

Finalmente, Iván se despide dejando su contacto personal (ivan@okticket.es) y recordando que siempre tiene tiempo para un café virtual con otros emprendedores: “Todos estamos en el mismo camino y creo que nos tenemos que apoyar en el ecosistema”. Una filosofía de compartir y aprender juntos que define la esencia de OkTicket.

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